Überlegungen zum Arbeiten im Netzwerkbetrieb

In Microsoft Access ist zur Optimierung des Netzwerkeinsatzes eine Jet-Engine vorhanden, somit ist ein Netzwerkbetrieb problemlos möglich. Der Einsatz einer MDB-Datei hat aber grundsätzlichen Einfluss auf den Umgang mit allen Datenbankobjekten, wie Abfragen, Formulare und Berichte, aber auch auf Makros, Module und Klassen.

Inhalt:
Zugriff auf Objekte
Öffnungsmodi
Verteilstrategien
Umstieg auf SQL-Server

Zugriff auf Objekte

Die hauptsächlichen Probleme treten dann auf, wenn mehrere Benutzer mit den gleichen Objekten arbeiten.

Tabellen:
Da Tabellen für die eigentliche Datenhaltung zuständig sind, ist der Zugriff auf Tabellenstrukturen besonders restriktiv. Die Struktur einer Tabelle kann nur verändert werden, wenn sie von allen Benutzer geschlossen ist. Das bedeutet, dass solange ein Benutzer eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht geöffnet hat, dem die Tabelle zugrunde liegt nur ein schreibgeschützter Zugriff auf die Tabellenstruktur möglich ist

Ist der Zugriff einmal geglückt, bleibt die Tabelle und alle mit ihr verbundenen Datenbankobjekte während der Dauer der Arbeiten an der Tabellenstruktur exclusiv gesperrt. Das blockiert natürlich die Arbeit der anderen Benutzer, deshalb sollten Änderungen an Tabellenstrukturen immer möglichst gut geplannt werden, damit sie zügig beendet werden können.

Abfragen, Formulare, Berichte und Makros:
Abfragen, Formulare, Berichte und Makros können auch geändert werden, während andere Benutzer damit arbeiten. Die Änderungen werden erst nach dem speichern wirksam, wenn die Datenbankobjekte vom Benutzer erneut geöffnet werden. Grundsätzlich öffnet Access immer die zuletzt gespeicherte Version eines Objekts.

Module und Klassen
Auch Module und Klassen können während des Arbeitens geändert werden. Änderungen werden bei anderen Benutzer aber erst wirksam, wenn diese die gesamte Datenbank schliessen und neu öffnen.

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Öffnungsmodi

Bei administrativen Arbeiten kann es hilfreich sein, den anderen Benutzern den Zugriff auf die Datenbank kurzzeitig zu verwehren. In Access wird beim Öffnen der MDB-Datei festgelegt, wie mit den Datenzugriffen verfahren wird. Wird in der Dialog-Maske Öffnen die Checkbox Exclusiv angewählt, können andere Benutzer diese Datei nicht mehr öffnen.

Ist die Option Exclusiv angewählt ist für alle anderen Benutzer die MDB-Datei nicht mehr zugänglich, bis die Datei wieder geschlossen wird. Um im Netzwerkbetrieb den gemeinsamen Datenzugriff zu gewährleisten sollte die Checkbox Exclusiv grundsätzlich deaktiviert sein.

In den Standardeinstellungen kann in Access festgelegt werden, ob die Datenbanken grundsätzlich exclusiv oder für die gemeinsame Nutzung geöffnet werden. Im Netzwerkbetrieb sollte mit dem Menübefehl Extras/Optionen die Optionsgruppe Standard-Öffnungsmodus auf gemeinsame Nutzung festgelegt werden.

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Verteilstrategien

Grundsätzlich ist es möglich die vollständige Datenbank-Applikation in der MDB-Datei auf den Fileserver zulegen, damit alle Benutzer darauf zugreifen zu können. Damit wird aber eine unnötige Netzwerkbelastung erzeugt, da so nicht nur die Daten, sondern auch Abfragen, Formulare und Berichte zu den einzelnen Arbeitsstationen transportiert werden muss. Dies belastet nicht nur das Netzwerk, sondern bremst auch die Ausführungsgeschwindigkeit des Access-Programms.

Um ein effektives Arbeiten von Access im Netzwerk sichzustellen, sollten nur die effektiven Daten auf den Fileserver gelegt werden, während das eigentlich Programm auf den lokalen Stationen ausgeführt wird. Dazu sollten Access-Anwendungen aus zwei MDB-Dateien bestehen, die eine enthält nur die Tabellen und wird auf den Fileserver gelegt, die Andere beinhaltet alle anderen Datenbankobjekte und wird auf jeder Arbeitsstation gespeichert.

Durch diese Aufteilung können die Benutzer den gemeinsamen Datenbestand nutzen, und profitieren ausserdem von der schnelleren lokalen Programmausführung.

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Umstieg auf SQL-Server

Obwohl Access ein eigenständiges Datenbankmanagementsystem ist, kann es auch mit leistungsfähigen Server-Datenbanksystemen zusammenarbeiten. Der Microsoft SQL Server unterstützt als Client-Server-Datenbanksystem das Arbeiten im Netzwerk. Ein solcher Datenbankserver bietet eine höhere Leistungsfähigkeit und Datenbanksicherheit als eine reine PC-Datenbank. Als Dantenbankserver erledigt der SQL Server lediglich das Datenbankmanagement. Als User-Interface wird ein weiteres Produkt verlangt, da bietet sich weiterhin Access als Front-End an.

Ein Wechsel von reinen Access-Datenbanken auf ein Client-Server-System sollte unter folgenden Voraussetzungen erwogen werden:

• Der Datenbestand umfasst mehr als 100'000 Datensätze
• Es sind häufige Aktualisierungsläufe notwendig.
• Auf die Datenbank wird regelmässig von mehr als 10 Personen gleichzeitig zugegriffen.

Folgende Vorteile werden mit dem SQL Server erreicht:

• Mehr Datenbanksicherheit und Stabilität
• Automatisches Bachup und Spiegelung
• Kürzere Antwortzeiten bei grossen Datenmengen
• Effiziente Teilung der Arbeit zwischen Client und Server.

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