Anfügedatum und Änderungsdatum eines Datensatzes automatisch pflegen

Entscheidender Bedeutung bei der Datenpflege in Microsoft Access kommt der Aktualität zu, damit jederzeit die aktuellen Daten von veralteten Daten unterschieden werden können. Mit den Informationen des Anfügedatums (Anlagedatums) und des Datum der letzten Änderung kann automatisch zumindest eine Vorselektion getroffen werden.

Dazu müssen die Tabellen um je zwei Datumsfelder ergänzt werden. Eines für das Anfügedatum, eines für das Änderungsdatum.

Damit hat man stehts im Griff welche Daten aktuell sind, und welche eventuell veraltet sind und vielleicht sogar gelöscht werden können.

Anfügedatum
Das Anfügedatum kann sehr einfach automatisch gepflegt werden. Dazu muss nur der folgende Ausdruck in die Eigenschaft Standardwert im Tabellen- oder Formularentwurf eingetragen werden:

=Datum()

Änderungsdatum
Die automatische Pflege des Änderungsdatum kann nur in einem Formular mit einem entsprechendem Steuerelement fürs Datum erfolgen. Dazu muss im Formularentwurf im Code-Editor der Ereignis-Eigenschaft Vor Aktualisierung folgende Anweisung eingegeben werden:

Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
     
     Me.txtAenderungsdatum = Date
 
End Sub

[txtAenderungsdatum] entspricht dem Steuerelementnamen und muss gegebenenfalls angepasst werden.

Nun aktualisiert Access die beiden Daten automatisch. Die entsprechenden Steuerelemente müssen nun bei der Dateneingabe nicht mehr angesprochen werden und können daher deaktiviert (Eigenschaft Aktiviert auf Nein und Eigenschaft Gesperrt auf Ja), oder gar ausgeblendet (Eigenschaft Visible auf Nein) werden.

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