Word-Seriendruck automatisch aus Access starten

Auch wenn sich viele Anwendungen eines Word-Serienbriefen in Access einfacher mit Berichten realisieren lassen, gibt es eine Menge Gründe auch aus Access heraus den Seriendruck von Word zu nützen zu wollen.

Folgender Prozedur kann der Name einer Access-Tabelle oder Access-Abfrage übergeben werden, danach öffnet sie Word mit einem neuen Hauptdokument, und fügt die übergebene Datenquelle an:

Sub ConnectWord(strSource As String)
     
     'Deklaration
     Dim wrdApp As Object
     Dim wrdDoc As Object
     Dim dbs As DAO.Database
     
     'Datenbank-Objekt öffnen
     Set dbs = CurrentDb
     
     'Word öffnen
     Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
     wrdApp.Visible = True
     
     'Neues Dokument erstellen
     Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Add("Normal.dot")
     
     'Word-Dokument mit Daten verbinden
     wrdDoc.MailMerge.OpenDataSource _
         Name:=dbs.Name, _
         LinkToSource:=True, _
         SQLStatement:="SELECT " & strSource & ".* FROM " & strSource & ";"
     
End Sub

Aufruf:
=ConnectWord(strSource)

Parameter:
strSource: Access-Tabelle oder -Abfrage mit den gewünschten Daten

Nach erfolgreicher Ausführung der Prozedur ist Word mit einem neuen Hauptdokument geöffnet, und es stehen alle gewohnte Seriendruck-Funktionen zur Verfügung. Dass die Verknüpfung mit Access erfolgreich war, zeigt der Symbolleiste-Befehl Seriendruckfelder einfügen:

Im nun geöffneten Dialog-Fenster sind alle Felder der entsprechenden Access-Tabelle oder -Abfrage aufgeführt:

Zu beachten ist, dass dieses Rezept nur eine Grundfunktion darstellt. Gerade die OpenDataSource-Methode des MailMerge-Objekt stellt eine Menge Parameter zur Verfügung, um die Funktion individuel anpassen zu können.

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